Gestión de Proyectos

La buena gestión de los proyectos es esencial en el éxito de cualquier empresa. Después de todo, incluso las grandes ideas -aún si son orquestadas por profesionales capacitados- pueden fracasar si no hay una gestión de proyectos efectiva.

Para que esto no ocurra, resulta necesario implementar una metodología de gestión que abarque todos los sectores de la empresa, permitiendo que haya fluidez y mantenimiento en los distintos niveles operativos de la organización.

Qué es un proyecto

Según la Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos o PMBOK (Project Management Body of Knowledge, por su nombre en inglés), el manual por excelencia en esta área, un proyecto es un conjunto de esfuerzos temporales realizados para crear un servicio, un producto o un resultado exclusivo y único.

Por lo tanto, es posible caracterizar un proyecto como algo temporal, compuesto por fases o etapas que requieren de planificación, ejecución y control.  El objetivo de un proyecto es entregar productos o servicios de una manera única, por medio de pasos previamente definidos y haciendo uso de recursos limitados.

Cada proyecto debe tener un objetivo planteado. La razón de que así sea, es que los proyectos requieren recursos humanos y financieros para ser ejecutados. Además, cada proyecto es único porque depende de diferentes situaciones y partes interesadas.

El proyecto llega a su final al suceder cualquiera de estos escenarios:

• Se cumple con éxito el objetivo estipulado.
• El objetivo no puede cumplirse.
• El objetivo o la necesidad que dieron origen al proyecto han dejado de existir o ya no son relevantes.

Diferencia entre proyecto y proceso

Es importante tener en cuenta que un proyecto no debe confundirse con un proceso. Los procesos son actividades continuas que producen resultados estandarizados y definidos. Un proyecto, por otro lado, es algo temporal, que se elabora progresivamente y genera un resultado único (es decir, que probablemente no se repetirá de la misma manera).

Por ejemplo, supongamos que una persona limpia su casa todas las semanas: barre el piso, quita el polvo y pasa un trapeador. Este es un proceso, porque tiene actividades bien definidas y continuas, y los resultados obtenidos se repiten.

Por otro lado, si esa persona estuviera remodelando su hogar, esto ya sería un proyecto, porque además de ser algo temporal, traería un resultado único. Después de la renovación, puede volver al proceso de limpieza de la casa, que probablemente no será igual y deberá ser sometido a algunos ajustes.

¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos es uno de los conceptos más importantes en el ámbito empresarial. Consiste en la aplicación de herramientas, estrategias y técnicas para planificar, ejecutar y supervisar un proyecto.

En este proceso, se toman en cuenta los distintos factores que forman parte del proyecto: integración, alcance, costos, adquisiciones, estándares de calidad, recursos humanos, partes interesadas, comunicación, tiempo de ejecución, objetivos y riesgo.

En otras palabras, la gestión del proyecto tiene como finalidad lograr un resultado que concuerde con los objetivos establecidos durante la planificación y asegurarse de que el proyecto será ejecutado de la mejor manera posible, sin fallas ni contratiempos, o con el menor número de ellas.

Grupos de procesos de gestión de proyectos

Los grupos de procesos de gestión de proyectos son el conjunto de actividades organizadas, que deben llevarse a cabo durante todo el proyecto.

Según la Escuela de Negocios de Harvard, la gestión de proyectos tiene tres grupos grupos de procesos:

Organización

Consiste en la definición de las personas responsables y la descripción de las funciones que llevarán a cabo, la conformación de equipos, el estudio de los recursos, el establecimiento de los plazos y los resultados previstos, el diseño de los procesos y la metodología.

Planificación

Implica la creación de un programa de acción, el análisis de los recursos, la elaboración de planes para gestionar el riesgo y la división del proyecto en etapas.

Gestión

Se encarga de ejecutar las acciones, implementar las medidas correctivas requeridas, supervisar la evolución del proyecto y analizar los resultados conseguidos hasta su culminación, para encontrar aquello que se hizo bien y debe mantenerse, y aquello que se hizo mal y debe evitarse.

Beneficios de la gestión de proyectos

Reducción de costos

La gestión de costos, una de las prácticas que forma parte de la gestión de proyectos, ayuda a definir y seguir un presupuesto equilibrado y adecuado a las expectativas y necesidades del proyecto. Una vez se ha elaborado una línea base de costos, se hace más sencillo supervisar si el dinero invertido en el proyecto coincide con lo planeado. Este seguimiento también permite que los costos se reduzcan aprovechando las oportunidades e invirtiendo los recursos financieros en el momento adecuado.

Optimización del tiempo

La gestión del cronograma o del calendario, otra práctica de la gestión de proyectos, permite elaborar un calendario tentativo. Esta poderosa herramienta, del mismo modo a como sucede con la línea base de costos, puede emplearse como referencia para saber si el tiempo planificado realmente coincide con el tiempo invertido. De esta manera, utilizando el calendario como guía, es posible aprovechar de mejor manera los recursos humanos, materiales y financieros.

Mayor compromiso del equipo

Si el proyecto es gestionado con buenas prácticas, el equipo encargado se sentirá más comprometido y animado, ya que la información es compartida con todos los implicados, lo que genera una relación de confianza y transparencia. Una buena planificación con estrategias para tratar con las partes involucradas y hacer una gestión de equipo efectiva, hacen la diferencia, ya que permiten que la comunicación sea más fluida y constante.

Control de riesgos

Otro punto favorable de la gestión de proyectos es que gracias a la gestión de riesgos, se tiene un control mayor sobre los riesgos. No en vano se diseña un mapa con las principales amenazas que tiene el proyecto. Gracias a ello, los indicios de que esas amenazas estén tomando fuerza podrán ser detectados a tiempo y podrán tomarse medidas para minimizar el impacto que tienen en el proyecto. Además, también se diseña un mapa de los riesgos positivos, o sea, de las oportunidades, las cuales pueden generar grandes ingresos si son bien aprovechadas.

Resultados más precisos

En la gestión de proyectos se debe dedicar tiempo a comprender las necesidades que deben ser satisfechas, definir las etapas del proyecto y establecer los procesos que van a garantizar la calidad del producto final. Si se sigue esta planificación y una rutina para supervisar y administrar del proyecto, el resultado final será más cercano al previsto.

Como hemos visto a lo largo de este artículo, la gestión de proyectos es una forma comprobada de alcanzar los objetivos propuestos de un proyecto, con los riesgos más bajos posible y sacando el máximo provecho a los recursos disponibles. Esperamos que esta lectura te sea de mucha utilidad si estás llevando a cabo un proyecto o tienes planes de hacerlo en un futuro.

Te apoyaremos en la gestión de proyectos complejos, asegurando una asignación adecuada de recursos, una planificación sólida y una gestión eficiente del tiempo y los costes.

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